Plan de veille avec Gemini et NotebookLM

Le principe en une phrase

Un Gem Gemini cherche et trie l’information chaque semaine, un humain la vérifie, NotebookLM la garde et l’analyse, et le tableau Google Sheets en garde la trace pour le cahier des charges.

Cette méthode répond à la partie B « Plan de veille » du cahier des charges : une veille établie pour les premières études, puis entretenue tout au long du projet, avec une routine de collecte, un tri, une analyse (tendances, opportunités, menaces) et une synthèse. Le tableau exigé par l’énoncé en est le livrable.

Tout se fait avec vos comptes Google de l’école : pas d’outil payant, pas d’installation.

Le Gem cherche, vous vérifiez, NotebookLM archive et analyse, le tableau garde la trace ; la diffusion se nourrit des deux derniers.

Avant de commencer

Comptez une heure en groupe pour la mise en place, puis 20 minutes par semaine et 30 minutes par mois.

Ce qu’il vous faut :

votre compte Google de l’école, connecté à gemini.google.com et à notebooklm.google.com ;
une copie du tableau de veille exemple, dans le Drive d’un membre du groupe, partagée avec les autres ;
l’énoncé GreenHome et le plan du cahier des charges sous la main.

Qui fait quoi :

Rôle	Mission	Qui
Responsable d’axe (1 par type de veille)	Suit son axe, ajoute les sources dans son notebook, remplit le journal	Un membre par axe
Veilleur de la semaine	Lance le Gem, vérifie les liens, présente le point de 5 min en réunion	Tournant chaque semaine
Garant du tableau	Vérifie que le plan, le journal et le registre sont à jour avant chaque rendu	Le chef de projet

Avec un groupe de 3, regroupez « Juridique et normes » et « Technique et digitale » sous un même responsable.

Étape 1 : copier et adapter le tableau de veille (20 min)

Le tableau est le cœur du dispositif : c’est lui que le jury lira dans la partie B.

Ouvrez le tableau de veille exemple, puis Fichier > Créer une copie. Renommez-la « Plan de veille GreenHome – Groupe X » et partagez-la en modification avec le groupe.
Onglet Plan de veille : relisez chaque ligne et réécrivez les objectifs et les questions avec vos mots. Remplacez « Membre 1 »… par vos prénoms. Ajoutez ou retirez un type de veille si votre analyse le justifie.
Onglet Journal de veille : gardez les 4 exemples pour voir le format, puis supprimez-les quand vos propres lignes arrivent. Une ligne = une information vérifiée.
Onglet Registre des sources : complétez avec les sources propres à votre analyse (sites et réseaux des concurrents, médias que vous lisez déjà).

La cotation des sources, à appliquer partout :

Cotation	Ce que c’est	Exemples
A	Source primaire : texte officiel, étude, données de l’entreprise elle-même	Légifrance, INSEE, Pappers, site de la Camif
B	Média ou organisme reconnu qui rapporte une information	LSA, FEVAD, Journal du Net
C	Blog, site relais, communiqué commercial, contenu non signé	Blog d’un vendeur de logiciels, article sans source

Un chiffre issu d’une source C ne va pas dans le cahier des charges tant que vous n’avez pas retrouvé sa source A ou B.

Étape 2 : créer les notebooks NotebookLM

Un notebook par type de veille, partagé avec tout le groupe : NotebookLM ne répond qu’à partir des sources que vous y avez mises, et chaque réponse renvoie à l’extrait cité.

Sur notebooklm.google.com, créez un nouveau notebook et nommez-le « GreenHome – Marché et tendances ». Faites de même pour « Concurrence » et « Juridique et normes » (et « Technique et digitale » si besoin).
Cliquez sur Partager et ajoutez les adresses des membres du groupe en éditeurs.
Ajoutez les premières sources, celles cotées A dans le registre : l’énoncé GreenHome dans chaque notebook, puis par exemple le dossier de presse de L’Ameublement français dans « Marché » et le guide Ecomaison dans « Juridique ». On peut ajouter un PDF, un lien web, un fichier Drive, une vidéo YouTube ou un texte copié.
Testez-le : posez une question à laquelle vous connaissez la réponse (« Quel est le poids de la vente en ligne dans le marché du meuble en 2025 ? ») et cliquez sur la citation pour vérifier l’extrait.

À savoir : une page web ajoutée est une photo prise au moment de l’import, elle ne se met pas à jour. Si une page évolue (barème, liste de prix), ajoutez la nouvelle version comme une nouvelle source et datez-la dans le journal.

Étape 3 : créer le Gem « Veilleur GreenHome »

Un Gem est un assistant Gemini avec des instructions fixées une fois pour toutes : chaque semaine, la veille suit les mêmes règles, quel que soit le membre qui la lance.

Sur gemini.google.com, ouvrez Gems dans le menu de gauche, puis Nouveau Gem.
Nom : « Veilleur GreenHome ».
Collez les instructions ci-dessous dans le champ des instructions.
Dans Connaissances, ajoutez depuis le Drive votre copie du tableau de veille : le Gem connaîtra ainsi vos questions et votre registre de sources.
Enregistrez, puis partagez le Gem avec le groupe (bouton de partage du Gem) pour que tout le monde utilise la même version.

Tu es le chargé de veille de l'agence qui accompagne GreenHome, startup lyonnaise
de mobilier écoresponsable (matériaux recyclés et durables) qui vise un réseau de
franchises national et une diversification en objets déco.

Ton fichier de connaissances contient notre plan de veille : les types de veille,
les questions auxquelles répondre et notre registre de sources.

Quand je te donne un type de veille et une période, tu :
1. Cherches les informations publiées sur cette période (par défaut : 7 derniers jours),
   en priorité dans les sources de notre registre.
2. Ne retiens que ce qui peut avoir un impact sur GreenHome. Maximum 5 informations.
3. Pour chaque information, donnes :
   - Titre + date de publication
   - Résumé en 2 phrases
   - Impact pour GreenHome : opportunité, menace ou à surveiller, et pourquoi
   - Source avec le lien complet
   - Cotation : A (source primaire), B (média ou organisme reconnu),
     C (blog, relais, communiqué commercial)
4. Termines par une ligne « À creuser » si un signal mérite une recherche approfondie.
5. Proposes enfin les nouvelles lignes du journal de veille dans un tableau
   que je peux copier dans Google Sheets.

Règles :
- Tu n'inventes jamais un chiffre, une date ou une source. Si tu ne trouves rien
  de récent, tu le dis.
- Tu signales clairement tout chiffre issu d'une source C.
- Pas d'information générale sans lien avec le mobilier, la déco
  ou le e-commerce responsable.

Testez-le tout de suite : « Veille juridique et normes, 30 derniers jours. » Ouvrez chaque lien proposé et vérifiez que la date et le contenu correspondent. Si le Gem se trompe, corrigez ses instructions plutôt que de le reprendre à chaque fois.

Étape 4 : automatiser avec une action planifiée (5 min, facultatif)

Gemini peut lancer une demande à heure fixe et vous envoyer le résultat : c’est la même veille, sans avoir à y penser. Google l’ouvre aux « offres Workspace education éligibles », ce qui dépend de ce que l’école a activé.

Dans Gemini, écrivez par exemple : « Chaque lundi à 8 h, fais une veille sur les 7 derniers jours pour GreenHome, type de veille : concurrence. » Ajoutez ensuite une version courte des règles du Gem (sources avec lien, cotation A/B/C, aucun chiffre inventé).
Si Gemini confirme la programmation, l’action apparaît dans la liste des actions planifiées des paramètres. Créez-en une par type de veille, ou une seule qui couvre les trois.
Si Gemini répond qu’il ne peut pas planifier, la fonction n’est pas active sur vos comptes. Pas grave : le veilleur de la semaine lance le Gem à la main le lundi, ce qui prend 5 minutes.

Dans les deux cas, l’automatisation ne remplace pas l’étape suivante : un humain lit et vérifie avant que quoi que ce soit n’entre dans le tableau.

Étape 5 : la routine

Chaque semaine (20 min, le veilleur de la semaine)

Collecter : lancez le Gem sur chaque type de veille (ou lisez le résultat de l’action planifiée). Jetez aussi un œil aux alertes Google Alerts ou Feedly si vous en avez.
Vérifier : ouvrez chaque lien. Si la page n’existe pas, si la date ne correspond pas ou si le chiffre n’y figure pas, l’information est écartée.
Trier : ne gardez que ce qui répond à une question de votre plan de veille. Le reste ne va nulle part.
Archiver : ajoutez les sources retenues dans le bon notebook NotebookLM et collez les lignes dans le journal de veille. Cochez « Ajouté à NotebookLM ».
Diffuser : 5 minutes en début de réunion d’équipe, notées dans le compte rendu sur votre outil de suivi de projet.

Chaque mois (30 min, les responsables d’axe)

Analyser : dans chaque notebook, posez les questions ci-dessous et vérifiez les citations.
Exploiter : reportez les conclusions dans votre SWOT, votre benchmark et vos préconisations.
Partager : générez un résumé audio depuis le panneau Studio du notebook. C’est un format de diffusion à citer dans la colonne « Retranscription » du plan.
Faire le ménage : une source à l’essai qui n’a rien apporté en 4 semaines passe en « Retirée ». Mettez à jour la date de revue dans le plan.

Questions à poser à NotebookLM chaque mois :

Quelles tendances ressortent des sources de ce mois pour GreenHome ?
Classe-les en opportunités et en menaces, avec la source de chacune.

Qu'est-ce qui a changé depuis le mois dernier chez nos concurrents
(offre, prix, communication, implantation) ? Cite tes sources.

Quelles questions de notre plan de veille restent sans réponse
avec les sources actuelles ?

La dernière question est la plus utile : elle vous dit quelles sources il vous manque.

Les règles à ne pas lâcher

Le Gem propose, l’humain vérifie. Rien n’entre dans NotebookLM ni dans le journal sans que quelqu’un ait ouvert et lu la source.
Pas de chiffre sans source. Chaque chiffre du cahier des charges doit pouvoir être retrouvé dans le journal, avec son lien complet, comme le demande l’énoncé.
Remonter à la source primaire. Un article qui cite une étude n’est pas l’étude : cherchez l’original et citez-le.

Les erreurs les plus fréquentes :

Erreur	Pourquoi c’est un problème	À faire à la place
Copier un chiffre donné par l’IA sans ouvrir le lien	L’IA peut inventer un chiffre, une date ou même une URL	Ouvrir chaque lien, retrouver le chiffre sur la page
Tout garder « au cas où »	Le journal devient illisible et la synthèse impossible	Ne garder que ce qui répond à une question du plan
Une veille faite une seule fois en début de projet	L’énoncé demande une veille entretenue, avec des dates de mise à jour	Tenir la routine hebdomadaire et dater chaque ligne
Changer les instructions du Gem chacun de son côté	Les résultats ne sont plus comparables d’une semaine à l’autre	Un seul Gem partagé, modifié après accord du groupe
Citer un communiqué commercial comme une étude	Les chiffres d’un vendeur servent souvent à vendre	Le coter C et chercher une source A ou B
Mettre des sources sans rapport dans un même notebook	NotebookLM mélange les sujets dans ses réponses	Un notebook par type de veille

Ce qu’on attend dans le cahier des charges

Dans la partie B, présentez votre onglet Plan de veille (mis en page ou exporté), avec un court paragraphe qui explique votre routine et vos outils, dont l’IA. Le journal et le registre peuvent aller en annexe : ils prouvent que la veille a vraiment tourné.

Checklist avant le rendu :

☐ Chaque type de veille a un objectif et des questions écrits avec nos mots
☐ Les sources sont cotées A, B ou C, et les outils d’IA sont nommés (Gem Gemini, NotebookLM)
☐ La retranscription et les destinataires sont indiqués pour chaque type de veille
☐ Les dates de mise en place et de mise à jour sont remplies et récentes
☐ Le journal contient des lignes datant de plusieurs semaines différentes
☐ Chaque chiffre repris dans le benchmark a sa ligne dans le journal et son lien complet en annexe
☐ Les conclusions de la veille apparaissent dans la SWOT et le benchmark
☐ Les points de veille figurent dans les comptes rendus de réunion

Liens utiles : tableau de veille exemple · Gemini · NotebookLM